NOŢIUNI DE ADMINISTRARE A CONTRACTULUI

Administrarea contractului implică realizarea de activităţi cu caracter tehnic,
economic şi financiar de către specialişti din cadrul autorităţii contractante din
momentul încheierii contractului de achiziţie publică până în momentul finalizării
acestuia.
Prin stabilirea de proceduri interne pentru administrarea contractului, autoritatea
contractantă asigură condiţiile pentru îndeplinirea la timp a contractului, cu
încadrarea în parametrii stabiliţi.

Administrarea contractului presupune munca în echipă şi implicit, o combinare de
cunoştinţe interdisciplinare şi reprezintă în fapt, rezultanta unei abordări pro-active
a elementelor enumerate mai jos:
• activităţi de planificare
• înţelegere şi cunoaştere a procesului de achiziţie publică
• abilităţile personalului autorităţii contractante de a lucra în echipă
• capacitatea personalului autorităţii contractante de a analiza, previziona şi
anticipa riscurile ce decurg din derularea contractului, posibilele schimbări
pe perioada acestuia şi care pot genera influenţe asupra bugetului alocat
contractului.

Prin implementarea de proceduri referitoare la administrarea contractului se obţin
următoarele beneficii:
• Instituirea unei supravegheri sistematice a derulării contractului, ceea ce
permite crearea unui mecanism adecvat pentru coordonarea şi diseminarea
informaţiilor aferente derulării contractului
• Asigurarea realizării contractului la standardele stabilite prin DEPO
• Derularea contractului în conformitate cu prevederile clauzelor contractuale
• Crearea unui mecanism care permite o evidenţiere cronologică şi într-o
succesiune logică a documentelor aferente derulării contractului.

Administrarea contractului presupune înainte de toate studierea conţinutului
contractului, cu accent pe clauzele ce fac referire la:
• Preţ şi modalitatea de actualizare a acestuia (pentru contractele pe termen
lung, atunci când autoritatea contractantă a stabilit prin DEPO actualizarea
preţului contractului), înţelegerea modului de aplicare a formulei de
indexare, a indicelui care se are în vedere la actualizare precum şi
cunoaşterea surselor oficiale pentru obţinerea de informaţii sunt elemente
importante în administrarea contractului.
• Termenele stabilite pentru livrarea produselor, execuţia lucrărilor, prestarea
serviciilor
• Termenii comerciali prevăzuţi în contractele de furnizare, pentru a putea
evalua amplitudinea riscului în derularea contractului. Trebuie avut în
vedere că nu întotdeauna riscul aparţine contractorului până în momentul
primirii bunurilor sau efectuării plăţii. ( exemplu – utilizarea regulilor
INCOTERMS 2000. Anexa nr.14 prezintă cu titlu informativ condiţiile de
livrare INCOTERMS 2000).
• Testele, încercările, verificările ce se realizează la momentul recepţiei
/acceptării de către autoritatea contractantă a produselor/lucrărilor/serviciilor
realizate de către contractor
• Modul de soluţionare a eventualelor neînţelegeri ce pot apărea pe parcursul
derulării contractului
• Condiţiile de subcontractare
• Condiţiile de efectuare a plăţii şi documentele suport necesare pentru
efectuarea plăţilor.

La nivel de autoritate contractantă, responsabilităţile în administrarea contractului
implică responsabilităţi de natură:
• Operaţională, care au în vedere monitorizarea indicatorilor de performanţă
• Tehnică, care au în vedere atât asigurarea asistenţei tehnice necesare
derulării contractului cât şi evaluarea sub aspect tehnic a
activităţilor/lucrărilor realizate de contractor sau a bunurilor furnizate de
acesta
• Administrativă, care au în vedere asigurarea unui cadru adecvat (logistică şi
resurse) derulării contractului.

Responsabilităţile de natură tehnică şi operaţională diferă funcţie de natura şi
complexitatea contractului şi sunt reglementate prin intermediul unor acte
normative sau standarde cu referire directă la domeniul respectiv de activitate3
în timp ce responsabilităţile administrative cu privire la derularea contractului
sunt reglementate unitar, indiferent de natura şi complexitatea contractului.
În continuare se prezintă succint, activităţile cu caracter administrativ ce trebuie
avute în vedere pe perioada derulării contractului:
• Numirea unui responsabil de contract, care să asigure atât relaţia cu
contractantul cât şi supervizarea modului de administrare a contractului
• Întocmirea unui opis al documentelor contractului, în ordine cronologică,
cu actualizare sistematică
• Transmiterea garanţiilor de bună execuţie departamentului economic
pentru înregistrarea acestora în contabilitatea autorităţii contractante
(înregistrare extra bilanţieră)
• Estimarea fondurilor necesare pe perioada derulării contractului pe
baza graficului de livrare a produselor a graficului Gantt de realizare a
lucrărilor sau graficului de realizare/prestare a serviciului ,aşa cum sunt
acestea anexate la contract şi în baza clauzelor contractuale referitoare
la plăţi.

Estimarea fluxului financiar aferent derulării fiecărui contract trebuie să se
regăsească în deschiderile de credite pe fiecare capitol (personal, materiale şi
capital).
• Stabilirea,
acolo unde este cazul, a unui grafic al întâlnirilor autoritate
contractantă - contractant, funcţie de natura, complexitatea şi durata
contractului
• Întocmirea de minute la şedinţele de analiză a derulării contractului şi
urmărirea respectării angajamentelor luate în cadrul acestor şedinţe
• Obţinerea tuturor documentelor suport pentru efectuarea plăţilor, aşa cum
sunt aceste documente prezentate în contract şi reglementate în legislaţie
• Monitorizarea modului de derulare a contractului (planificat – realizat) şi
urmărirea modului de îndeplinire a clauzelor contractuale
• Obţinerea vizelor de control financiar preventiv intern şi control financiar
preventiv delegat pe „ordonanţările de plată”, inclusiv evidenţierea stadiului
angajamentului legal
• Organizarea recepţiei la livrare/terminarea lucrărilor/stadiului serviciilor
prestate
• Transmiterea documentelor ce privesc derularea contractor altor instituţii
îndreptăţite (de ex: procesul verbal de recepţie la terminarea lucrărilor / de
recepţie finală sau rapoarte de monitorizare)
• Obţinerea documentelor necesare finalizării contractului, aşa cum sunt
acestea stabilite prin contract
• Eliberarea garanţiilor de bună execuţie
• Înregistrarea în patrimoniul autorităţii contractante a echivalentului valoric al
rezultatului contractului
• Monitorizarea comportamentului produsului /lucrărilor pe perioada de
garanţie, aşa cum este aceasta definită în contract
• Acolo unde este cazul, verificarea modului de respectare a instrucţiunilor
prezentate de furnizor /prestator privind operaţiunile de mentenanţă de către
autoritatea contractantă sau beneficiar.

_____________________
3 spre exemplu cadrul legislativ din România reglementează explicit modul de inspecţie şi recepţie a lucrărilor
de construcţie funcţie de clasa de importanţă a construcţiei, natura şi destinaţia acestora iar standardele
aferente acestui domeniu precizează explicit atât metodele de testare cât şi instrumentele ce se utilizează
pentru determinarea înscrierii în parametrii prestabiliţi.

Pentru a putea vinde aveti nevoie de informatii ... ROLICITATII