seap

Procedura de inregistrare pentru operatori economici in SEAP

I. Procedura de inregistrare in Sistemul Electronic de Achizitii Publice (SEAP) a operatorilor economici cuprinde urmatoarele etape obligatorii:

A) completarea on-line a formularului de inregistrare disponibil in SEAP la adresa www.e-licitatie.ro.
B) transmiterea unei cereri de inregistrare adresata operatorului SEAP semnata de reprezentantul legal al operatorului economic sau de persoana imputernicita expres sa reprezinte operatorul economic in relatiile cu tertii, situatie in care va fi transmisa o copie certificata dupa actul de imputernicire, si a documentelor edificatoare care sa dovedeasca forma de inregistrare ca persoana fizica autorizata sau juridica si, dupa caz, de atestare ori apartenenta din punct de vedere profesional.
C) transmiterea de catre operatorul SEAP prin mijloace electronice a certificatului digital de inregistrare si a instructiunilor de utilizare a acestuia.

        Prin completarea formularului de inregistrare operatorul economic isi asuma un angajament de confidentialitate si de protectie a informatiilor existente in cadrul SEAP, inclusiv informatiile care asigura accesul in acest sistem informatic.

        A) Completarea formularului de inregistrare on-line:

1. Se acceseaza din pagina principala, link-ul inregistrare, care va conduce in pagina inregistrare. in aceasta pagina alegeti optiunea Operator Economic.
2. in urma selectarii optiunii, va fi afisata pagina ce cuprinde termenii si conditiile ce trebuie respectate de fiecare utilizator al sistemului informatic. Pentru ca inregistrarea sa fie posibila este necesara acceptarea conditiilor prezentate prin alegerea optiunii "ACCEPTA".
        Atentie!!!
        Prin alegerea optiunii "ACCEPTA" operatorul economic se obliga sa respecte termenii si conditiile impuse fiecarui utilizator si isi asuma angajamentul de confidentialitate si de protectie a informatiilor existente in cadrul SEAP, inclusiv a informatiilor care asigura accesul in acest sistem informatic.
3. Se completeaza formularul de inregistrare organizat in cinci sectiuni (General, Cont utilizare, Adrese, Domeniu de activitate, Documente).
        a. Sectiunea General: in aceasta zona se introduc informatiile generale despre operatorul economic care va fi inregistrat si anume: tipul operatorului economic (persoane fizice, persoane juridice romane: asociatii familiale, cooperative de consum, cooperative mestesugaresti, asociatii si fundatii, societati agricole, societati comerciale, persoane juridice straine), denumirea operatorului economic, codul unic de inregistrare/numarul de inregistrare in Registrul asociatiilor si fundatiilor/Registrul societatilor agricole, numele si prenumele reprezentantului legal, banca, cont bancar. Optional se pot adauga si alte informatii in zona campului "Comentarii".
         b. Sectiunea Cont utilizator: in aceasta zona se introduc informatiile necesare definirii contului de administrare al operatorului economic. Este necesara completarea urmatoarelor informatii: nume, prenume, e-mail-ul persoanei din cadrul operatorului economic desemnata pentru utilizarea contului (administrarea contului), denumit in continuare persoana responsabila (pot fi introduse mai multe adrese de e-mail, separate prin virgula), telefon, definirea unui cont utilizator si a unei parole. in cazul in care adresa de e-mail introdusa nu este valida (de tip username@domain.com), in momentul salvarii va fi afisat un mesaj de eroare corespunzator.
        c. Sectiunea Adrese: in aceasta zona se introduc adresele ce corespund locatiilor unde operatorul economic isi desfasoara activitatea. Se pot adauga mai multe adrese, insa una singura va putea fi Sediul social, respectiv adresa de contact. La adresa de contact va fi transmisa corespondenta de la operatorul SEAP. Este necesara adaugarea in aceasta sectiune a minimum unei adrese, care va fi implicit Sediul social si adresa de contact.
        Adresele se adauga prin apasarea butonului Adauga. Acestea pot fi de tipul: sediu social si sedii secundare. Este necesara completarea obligatorie a campurilor: denumire adresa, adresa, cod postal, localitate (prin folosirea pictogramei), telefon, fax, adresa de e-mail (pot fi introduse mai multe adrese de e-mail, separate prin virgula) si optional URL (adresa de Internet), inclusiv nume si prenume persoana de contact. Daca doriti ca aceasta adresa sa fie cea de contact bifati in dreptul casutei.
         Se repeta pasul prevazut la alineatul anterior pentru fiecare adresa care va fi adaugata in sistem.
        d. Sectiunea Domeniu de activitate: Aceasta pagina permite vizualizarea listei domeniilor de activitate pentru un operator economic, adaugarea unui nou domeniu de activitate si stergerea unui domeniu de activitate existent. Pentru a adauga un nou domeniu de activitate din lista codurilor CAEN se actioneaza butonul Adauga. Pentru a sterge unul sau mai multe coduri CAEN din lista, se bifeaza casuta corespunzatoare din dreptul fiecarui cod CAEN ce urmeaza a fi sters si apoi se actioneaza butonul Sterge Completarea acestei sectiuni este optionala.
         e. Sectiunea Documente: Aceasta sectiune va fi disponibila la o data ce va fi anuntata ulterior.
         Informatiile introduse nu se pierd in momentul in care utilizatorul trece de la o sectiune la alta.

4. in situatia in care toate informatiile solicitate au fost completate si ati apasat butonul Salveaza, veti fi directionat catre o noua pagina unde sunt afisate centralizat informatiile introduse in cele cinci sectiuni ale inregistrarii. Daca se doreste modificarea lor se apasa butonul inapoi, iar daca toate informatiile au fost introduse corect se completeaza campul din partea de jos a paginii (mecanismul de protectie) prin introducerea codului de verificare ce apare in partea stanga a paginii. Operatiunea de inregistrare se incheie prin alegerea optiunii Accepta.
        Daca din diverse motive codul de protectie este introdus gresit, pe ecran va fi afisat un mesaj de eroare si pentru salvarea datelor introduse va trebui reintrodus codul de protectie.
        Operatiunea de inregistrare astfel reluata, se incheie cu alegerea optiunii Accepta. in cazul incheierii operatiunii cu succes, va fi afisata informatia: Ati fost inregistrat in sistem insotita de mesajele: PIN-ul dumneavoastra de acces pentru descarcarea certificatului digital este: .... Va rugam sa il memorati si sa nu il incredintati unei alte persoane neautorizate.
        Dupa derularea etapelor de mai sus va fi transmis din partea operatorului SEAP catre operatorul economic un e-mail de confirmare a inregistrarii on-line (la adresa de mail introdusa ca si adresa de contact).

        B) Cererea de inregistrare - adresata operatorului SEAP trebuie completata utilizand formularul disponibil aici... semnata de reprezentantul legal al operatorului economic sau de persoana imputernicita expres sa reprezinte operatorul economic in relatiile cu tertii, situatie in care trebuie transmis:
         - originalul actului de imputernicire semnat de reprezentantul legal al operatorului economic;
sau
         - o copie certificata dupa actul de imputernicire semnat de reprezentantul legal al operatorului economic (copie certificata cu mentiunea conform cu originalul semnata de compartimentul juridic al operatorului economic).
        Actul de imputernicire trebuie sa mentioneze expres ca persoana delegata este imputernicita sa reprezinte operatorul economic in relatiile cu tertii (mandant general) sau este imputernicita sa reprezinte operatorul economic in relatiile cu IGCTI cu privire la inregistrarea in SEAP (mandat special), caz in care este posibila completarea formularului de imputernicire disponibil aici....
        Cererea de inregistrare trebuie insotita de urmatoarele documente edificatoare conform art. 6 alin. (2) lit. c) din Normele de aplicare aprobate prin H.G. nr. 1660/2006:
         - pentru persoanele fizice si juridice romane: in copie Certificatul Unic de inregistrare la ORC/incheierea de inscriere in Registrul Asociatiilor si Fundatiilor/incheierea de inscriere in Registrul societatilor agricole;
         - pentru persoanele fizice si juridice straine: in copie tradusa in limba romana si legalizata, documente edificatoare care sa dovedeasca o forma de inregistrare ca persoana fizica/juridica sau de inregistrare/atestare ori apartenenta din punct de vedere profesional, in conformitate cu prevederile legale din tara in care operatorul economic este rezident.
        Cererea de inregistrare completata conform formularului disponibil in SEAP, actul de imputernicire (dupa caz) si documentele edificatoare pot fi transmise prin posta cu confirmare de primire sau pot fi depuse direct la Registratura sediului central al IGCTI, in vederea eliberarii certificatului digital de inregistrare.
        in urma verificarii informatiilor cuprinse in formularul de inregistrare on-line si a celor din documentele prezentate, operatorul SEAP va transmite prin intermediul postei electronice un mesaj de validare a datelor din documentele prezentate sau o notificare de remediere a neconcordantelor sesizate in legatura cu datele din documentele prezentate

        C) Transmiterea certificatului digital - operatorul SEAP are obligatia de a pune la dispozitia operatorului economic, prin mijloace electronice, certificatul digital de inregistrare si instructiunile de utilizare a acestuia, in termen de cel mult doua zile lucratoare de la data primirii documentelor prevazute mai sus in conditiile completarii corecte si complete a formularului de inregistrare.
        Dupa emiterea acestuia operatorul economic va primi un nou mesaj de acces certificat, cuprinzand informatii cu privire la numarul serial al certificatului si link-ul de unde poate descarca certificatul.
        in momentul accesarii, in browserul operatorului economic va fi vizibila o fereastra in care trebuie introdus username-ul (cont utilizator), parola contului de administrare (parola de acces) a entitatii dumneavoastra (contul de administrare a fost definit la inregistrarea in sistem), pinul de acces pentru descarcarea certificatului digital si codul de verificare.
        Dupa ce ati completat informatiile cerute apasati butonul "Intra" si veti fi directionat catre pagina "Descarcare certificate" unde va fi afisata parola de descarcare certificat.
        Apasati butonul Salvare certificate (pictograma in forma de discheta) pentru a salva certificatul pe hard disk-ul dumneavoastra. Atentie! Daca apasati butonul confirma descarcarea (pictograma in forma de X) certificatul nu va mai fi disponibil ulterior pentru download. Tot in aceasta pagina gasiti link-uri pentru a descarca procedura de instalare a certificatului digital in browser-ul dumneavoastra (in format PDF si DOC).

II. Procedura de reinnoire a inregistrarii in SEAP a operatorilor economici cuprinde urmatoarele etape obligatorii:

        A) Cererea de reinnoire a inregistrarii - adresata operatorului SEAP trebuie completata utilizand formularul disponibil aici... semnata de reprezentantul legal al operatorului economic sau de persoana imputernicita expres sa reprezinte operatorul economic in relatiile cu tertii, situatie in care trebuie transmisa:
        - originalul actului de imputernicire semnat de reprezentantul legal al operatorului economic;
        sau
        - o copie certificata dupa originalul actului de imputernicire semnat de reprezentantul legal al operatorului economic (copie certificata cu mentiunea conform cu originalul semnata de compartimentul juridic al operatorului economic).
        Actul de imputernicire trebuie sa mentioneze expres ca persoana delegata este imputernicita sa reprezinte operatorul economic in relatiile cu tertii (mandant general) sau este imputernicita sa reprezinte operatorul economic in relatiile cu IGCTI cu privire la reinnoirea inregistrarii in SEAP (mandat special), caz in care este posibila completarea formularului de imputernicire disponibil aici....
        Cererea de reinnoire a inregistrarii completata conform formularului disponibil in SEAP si actul de imputernicire (dupa caz) pot fi transmise prin posta cu confirmare de primire sau pot fi depuse direct la Registratura sediului central al IGCTI, in vederea eliberarii certificatului digital de reinnoire a inregistrarii.
        in urma verificarii informatiilor cuprinse in evidentele SEAP si a celor din cererea de reinnoire a inregistrarii, operatorul SEAP va transmite prin intermediul postei electronice un mesaj de validare a datelor din documentele prezentate sau o notificare de remediere a neconcordantelor sesizate in legatura cu datele din documentele prezentate.

        B) Transmiterea certificatului digital - operatorul SEAP are obligatia de a pune la dispozitia operatorului economic, prin mijloace electronice, certificatul digital de reinnoire a inregistrarii si instructiunile de utilizare a acestuia, in termen de cel mult doua zile lucratoare de la data primirii cererii de reinnoire a inregistrarii in conditiile completarii corecte si complete a documentelor solicitate.
        Dupa emiterea acestuia operatorul economic va primi un nou mesaj de acces certificat, cuprinzand informatii cu privire la numarul serial al certificatului de reinnoire a inregistrarii si link-ul de unde poate descarca certificatul.
        in momentul accesarii, in browserul operatorului economic va fi vizibila o fereastra in care trebuie introdus username-ul (cont utilizator), parola contului de administrare (parola de acces) a entitatii dumneavoastra (contul de administrare a fost definit la inregistrarea in sistem), pinul de acces pentru descarcarea certificatului digital si codul de verificare.
        Dupa ce ati completat informatiile cerute apasati butonul "Intra" si veti fi directionat catre pagina "Descarcare certificate" unde va fi afisata parola de descarcare certificat.
        Apasati butonul Salvare certificate (pictograma in forma de discheta) pentru a salva certificatul pe hard disk-ul dumneavoastra. Atentie! Daca apasati butonul confirma descarcarea (pictograma in forma de X) certificatul nu va mai fi disponibil ulterior pentru download. Tot in aceasta pagina gasiti link-uri pentru a descarca procedura de instalare a certificatului digital in browser-ul dumneavoastra (in format PDF si DOC).

Nota 1: Certificatul digital este valabil pentru o perioada de 2 ani de la data emiterii acestuia

Nota 2: Orice operator economic inregistrat in SEAP are posibilitatea de a mandata entitati subordonate acestuia, sa participe in numele si pe seama sa, la achizitiile publice prin mijloace electronice prin intermediul SEAP. Dupa inregistrarea in SEAP operatorul economic devine utilizator master care are dreptul de a conferi drepturi de utilizare a SEAP si altor utilizatori (entitati din subordinea sa). in acest scop dupa instalarea certificatului digital, utilizatorul master poate adauga noi utilizatori prin accesarea meniului "Administrare" sectiunea "Utilizatori". Din pagina "Lista utilizatori" se actioneaza butonul "Adauga", situatie in care se va deschide pagina "editare utilizator" organizata in doua sectiuni: "General" si "Administrare roluri". in Sectiunea "General" se introduc informatiile necesare definirii utilizatorului dorit. Este necesara completarea urmatoarelor informatii: nume, prenume, e-mail-ul persoanei desemnate, telefon, definirea unui cont utilizator si a unei parole. in Sectiunea "Administrare roluri" utilizatorul master va asocia drepturi utilizatorilor nou creati in functie de actiunile care se doresc a fi efectuate de catre utilizatorii respectivi; simpla definire a utilizatorilor creati de catre utilizatorul master nu confera acestora posibilitatea de a participa la achizitiile publice prin mijloace electronice. Asocierea de drepturi se face prin accesarea butonului "Adauga", fiind afisata lista cu drepturile ce pot fi asociate unui nou utilizator, din care utilizatorul master va selecta pictograma corespunzatoare drepturilor pe care doreste sa le atribuie utilizatorului respectiv. Dupa atribuirea unui drept, acesta va fi marcat ca atribuit. Prin accesarea butonului "Continua" va aparea lista cu toate drepturile atribuite. Salvarea profilului, inclusiv a drepturilor atribuite se realizeaza prin actionarea butonului "Salveaza". Atat lista utilizatorilor creati, cat si lista drepturilor atribuite acestora pot fi modificate. Un utilizator nou creat poate fi validat/invalidat de catre utilizatorul master, dar nu poate fi sters.

O entitate fara personalitate juridica aflata in subordinea unui operator economic, nu are dreptul de a se inregistra distinct in SEAP si astfel de a dobandi calitatea de utilizator master.
Raspunderea pentru respectarea si punerea in aplicare a facilitatilor descrise in cuprinsul Notei 2 apartine in exclusivitate operatorului economic.